Le potenzialità della lettura ottica in azienda

Con la diffusione crescente dei documenti in formato elettronico, estesa a moltissimi ambiti professionali e privati, i software deputati alla lettura ottica dei documenti redatti in formato elettronico si sono evoluti significativamente.

Come funziona questa innovativa tecnologia, come può supportare la nostra azienda e in quali ambiti risulta fondamentale?

Il funzionamento dei software di lettura ottica

I software di lettura ottica, indicati anche con OCR (acronimo di Optical Character Recognition) sono programmi informatici capaci di acquisire informazioni da un documento redatto in formato elettronico non modificabile, comprenderne il contenuto, identificare al suo interno parole e immagini e restituircelo come output di testo impaginato e modificabile. Naturalmente, si tratta di un’attività semplice per l’intelligenza umana, ma che può richiedere tempi lunghi per il suo svolgimento manuale. Con l’evoluzione delle tecnologie AI, ovvero di intelligenza artificiale, la macchina viene addestrata a svolgere un compito complesso in tempi molto brevi.

Come un software di lettura ottica può supportare la nostra azienda e quando risulta fondamentale?

L’essere umano è in grado di svolgere semplicemente un compito di riconoscimento ottico del contenuto di un documento. Perciò, può sembrare superfluo che un processore sia dotato di programmi altamente specializzati per replicare un’attività così semplice. Un’azienda, però, è spesso sommersa da grandi quantità documenti che necessitano di un’acquisizione ed un’elaborazione molto rapide ai fini dell’organizzazione interna e della produttività aziendale.

Preventivi, ordini, fatture, contratti e documenti di ogni genere devono essere processati rapidamente ed archiviati secondo la corretta procedura. Si tratta dunque di attività che, seppur non complesse per l’uomo, richiedono tempi lunghi di elaborazione e impegnano risorse umane a tempo pieno. Inoltre, a differenza dell’essere umano, una macchina addestrata ripeterà all’infinito l’operazione appresa rispettando pedissequamente la medesima procedura.

Un impiegato può distrarsi ed inserire il documento nella destinazione di archivio sbagliata, l’intelligenza artificiale no. Il rischio di errore, quindi, è ridotto. Ciascun documento archiviato attraverso la lettura ottica si trasforma in un elemento potenzialmente ricercabile ed elaborabile grazie al potente strumento dell’indicizzazione. I migliori software di lettura ottica dispongono anche della funzione di correzione documentale.

I vantaggi risultano dunque evidenti in termini temporali, economici e di efficienza. L’utilizzo di software specializzati in lettura ottica, inoltre, rappresenta un elemento positivo anche nell’ambito della soddisfazione del personale, che non si troverà più nelle condizioni di dover svolgere un’attività ripetitiva, noiosa e poco gratificante.

La lettura ottica rappresenta un enorme vantaggio non soltanto per le grandi realtà aziendali, ma anche per quelle più piccole, dove il personale è ridotto e il tempo di ciascuna risorsa è prezioso. Pensiamo ad esempio ad un negozio: il core business aziendale è naturalmente la vendita, ma la gestione di ordini, fatture, magazzino, reclami richiede al personale una grande quantità di tempo. Un esempio efficace di lettura ottica è il codice a barre, ovvero una stringa di testo che può contenere, in pochissimo spazio, un’infinità di informazioni che la macchina è in grado di leggere ed elaborare in un attimo, facilitando la gestione del magazzino ed i report delle vendite.

Affinché risulti efficiente, un sistema di lettura ottica può essere personalizzato e calibrato sulla base delle esigenze specifiche dell’azienda che ne acquista il software. Una caratteristica del buon sistema di lettura ottica è dunque la flessibilità, cui si aggiunge la possibilità di integrare funzioni aggiuntive specificamente studiate per la realtà aziendale: i documenti, ad esempio, possono necessitare una lettura in più lingue, una indicizzazione secondo criteri e modelli documentali specifici, un’archiviazione secondo requisiti di privacy e riservatezza, l’oscuramento di alcune informazioni contenute nei testi.

Il mercato offre oggi un ampio spettro di software di lettura ottica. Se sei interessato a questa tecnologia e vuoi approfondire l’argomento, ti consiglio di dare un’occhiata al link https://www.softwareletturaottica.it/, dove troverai una descrizione più dettagliata delle potenzialità della lettura ottica e potrai farti un’idea dei prezzi di mercato.